DOKUMENTACE V ZUBNÍ ORDINACI

ZÁKLADNÍ DOKUMENTACE PRIVÁTNÍ PRAXE

Přehled základní dokumentace, která by měla být uložena v ordinaci pro případ kontroly. Mimo jiné jsou tyto dokumenty potřeba k jednání s úřady a pojišťovnami, kde většinou požadují jejich kopie. Rozhodnutí KÚ - souhlas s personálním a věcným vybavením, druhem a rozsahem zdravotní péče poskytované NZZ Rozhodnutí KÚ o registraci nestátního zdravotnického zařízení Oznámení ekonomického subjektu - doklad o přidělení IČ (ČSÚ) Diplom - specializace Osvědčení odbornosti Osvědčení o odborné způsobilosti - licence Osvědčení o registraci u správce daně (Finanční úřad) Přihláška OSVČ u správy sociálního zabezpečení Přihláška OSVČ u zdravotní pojišťovny Živnostenské listy v případě ohlášení živnosti (obchodní činnost) Smlouva o nájmu nebytových prostor nebo doklad o vlastnictví

HYGIENA

Související právní předpisy: Vyhláška 195/2005 Sb., příloha č. 3 Kontroluje: Krajská hygienická stanice, Zdravotní ústav Dokumenty: provozní řád (možno použít vzor, v některých oblastech nutno počítat s problémy) rozhodnutí KHS o schválení provozního řádu protokoly o zkouškách sterilizační techniky (sterilizátor a autokláv) smlouva o praní prádla smlouva o odběru nebezpečných odpadů Četnost kontrol, aktualizace dokumentů: Kontroly probíhají nepravidelně, jsou zpravidla neohlášené. Četnost závisí na kraji, nejčastěji 1x za dva roky. Kontroly spočívají v porovnání skutečnosti s postupy stanovenými provozním řádem NZZ. KHS sleduje řízení sterilizačního procesu a záznamy z něj a z pravidelných zkoušek sterilizačních přístrojů Zdravotním ústavem. Dále pak pravidelnou péči o separátor amalgámu, skladování a manipulaci s nebezpečnými odpady a uskladnění a manipulaci s čistým a špinavým prádlem.

Poznámky:

Pravidelné zkoušky sterilizačních přístrojů v některých oblastech ZÚ sledují a zajišťují automaticky, někde je nutno zkoušky sledovat a objednávat. Dokumenty, které mohou zajímat „hygienickou kontrolu“ jsou součástí jiných oblastí dokumentace (likvidace infekčního zdravotnického opadu, likvidace komunálního odpadu, apod.) BEZPEČNOST PRÁCE Související právní předpisy: Spolu se zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) platí řada dalších předpisů upravujících tuto oblast. Mezi nejdůležitější patří zákon č. 309/2006 Sb. o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci – BOZP. Základními předpisy pro oblast požární ochrany jsou zejména zákon č. 133/185 Sb., o požární ochraně a vyhláška č. 246/2001 Sb., o požární prevenci. Kontroluje: Inspektorát bezpečnosti práce, Pojišťovna při revizích škodných událostí Dokumenty: osvědčení o absolvování školení BOZP a požární ochraně protokol o školení BOZP a PO zaměstnanců (včetně vnitřního předpisu) Četnost kontrol, aktualizace dokumentů: kontroly jsou namátkové. Školení pro OSVČ, vedoucí pracovníky je nutné obnovit 1x za tři roky, školení zaměstnanců nutné provádět 1x ročně. Důležitý je záznam ze školení zaměstnanců, kde zaměstnanci stvrdí svým podpisem oblasti, ve kterých byli proškoleni. Poznámky: v tomto odstavci jsou uvedeny pouze dva základní dokumenty. Celá řada dalších dokumentů s BOZP a případnou kontrolou přímo souvisí. Jsou uvedeny v dalších částech tohoto souhrnu (Odpady, RTG, všechny revize, apod.) Školení BOZP a PO je výhodné absolvovat na školeních oblastních komor. Tato školení jsou svým zaměřením přizpůsobené činnostem ve stomatologických praxích.

ELEKTRO

Související právní předpisy: Normy ČSN 33 1610 a ČSN 33 1600 Zákon č. 123/2000 Sb., o zdravotnických prostředcích Kontroluje: SÚKL Elektro revize, je důležité provádět nejen z důvodu zabránění požáru, ale také pro předejití vzniku úrazu a újmě na zdraví či na životě. Pravidelné elektro revize vás také ochrání před potencionálním nedodržením zákona a žaloby ze strany poškozeného.
Dokumenty: protokol o revizích a kontrolách (elektrické spotřebiče, statika podlahy, apod.) celková revize elektroinstalace Četnost kontrol, aktualizace dokumentů: kontroly jsou namátkové. Revize elektrospotřebičů jako jsou např. kancelářská a výpočetní technika, svítidla, domácí spotřebiče a všechna další elektrická zařízení je nutné provádět 1 x ročně. Poznámky: Revizní technici obvykle sami sledují harmonogram kontrol. V případě celkové revize je třeba dbát na úpravu v nájemní smlouvě (kdo zodpovídá za včasné objednání kontroly). Primárně by to měla být záležitost majitele objektu, avšak lze doporučit přesnou formulaci v nájemní smlouvě nebo dodatku.

ZDRAVOTNICKÉ PROSTŘEDKY

Související právní předpisy: Zákon č. 123/2000 Sb., o zdravotnických prostředcích Kontroluje: SÚKL Cílem kontrol je zabezpečení medicínských a technických požadavků. Dokumenty: protokoly o preventivně technických kontrolách zdravotnických prostředků protokoly o elektro revizích zdravotnických prostředků karty přístrojů (dle seznamu karet přístrojů)) pořizovací doklad doklad o prohlášení o shodě (CE) návod k použití v českém jazyce záznamy o instruktážích a školení obsluhy záznamy o prohlídkách, údržbě a opravách (provozní deník) záznamy o nežádoucích příhodách (může být součástí provozního deníku) (vhodné umístit do karty) záruční list zařazení zdravotnické techniky do kategorií třída II a (např. sterilizátor, autokláv, polymerační lampa, mikromotory, kolénka, odstraňovač zubního kamene, radiovisiografie, apexlokátor) třída II b (např. stomatologická souprava, vysokofrekvenční chirurgický skalpel, RTG) vnitřní předpis o skladování léčiv a desinfekčních prostředků vnitřní předpis o manipulaci s léčivy (kdo objednává, kde vyzvedne, sledování expirace, vrácení nepoužitých léčiv specializované firmě, uložení receptů, pracovní postupy například při ředění léčiv – viz. hydrocortizon). Četnost kontrol, aktualizace dokumentů: kontroly jsou namátkové. Je nutné aktualizovat karty přístrojů, vnitřní předpis a instruktáže při příchodu nových zaměstnanců. Preventivně technické kontroly zdravotnických prostředků a jejich elektrická měření se provádí 1x ročně. Pokud není v návodu k použití ZP stanoveno častěji.

Poznámky: Kontrola SÚKL je specifická, liší se v závislosti na krajích, ve kterých je prováděna. Některé dokumenty mohou být předmětem kontroly jiných orgánů (odbor zdravotnictví Krajského úřadu, inspektorát bezpečnosti práce, apod.) Předmětem kontroly SÚKL může být přístrojové vybavení nebo manipulace s léčivy a desinfekčními prostředky (v této oblasti jsou často kontroly podrobnější, než jak je provádí KHS).

RTG

Související právní předpisy: Zákon č. 18/1997 Sb., atomový zákon Vyhláška č. 307/2002 Sb., o radiační ochraně Vyhláška č. 317/2002 Sb., o typovém schvalování obalových souborů pro přepravu, skladování Kontroluje: SÚJB Dokumenty: Při nákupu nového RTG zabezpečuje uvedení do provozu firma, která RTG dodává. Nechá provést nebo sama provede přijímací zkoušku. Dodá potřebné dokumenty: Rozhodnutí SÚJB – povolení nakládání se zdroji ionizujícího zařízení Protokol o přejímací zkoušce Protokol o předání zařízení Návody k použití Registrační karta zubního rentgenového přístroje Program zabezpečení jakosti Provozní předpisy Program monitorování Důkaz optimalizace radiační ochrany Vnitřní havarijní plán Dále pak je u RTG 1x ročně je nutné RTG prověřit zkouškou dlouhodobé stability (tuto zkoušku smí lékař 1x za dva roky provést sám tzv. TLD auditem, o tuto zkoušku je nutné požádat 3 měsíce předem na SÚJB) Pro povolení provozování RTG je nutný dokument: Rozhodnutí o udělení oprávnění zvláštní odborné způsobilosti k vykonávání činností zvláště důležitých z hlediska radiační ochrany Toto oprávnění není nutné pouze v případě jmenování odpovědné osoby za provoz RTG. Tato osoba musí tento dokument vlastnit, tzn. složit zkoušku na SÚJB, mít praxi s používáním RTG a být bezúhonná. Osoba musí se jmenováním souhlasit. V praxi jmenovaná osoba může být kolega lékař ochotný jmenování přijmout nebo zástupce z odborné firmy, zaměřené na práci se zdroji ionizačního záření.

ODPADY

Související právní předpisy: zákon č. 185/2001 Sb., o odpadech zákon č. 309/91 Sb., o ovzduší zákon č. 254/2001 Sb. o vodách Kontroluje: SÚKL, KHS, KÚ OŽP Dokumenty: povolení k vypouštění nebezpečných látek do odpadních vod souhlas k nakládání s nebezpečnými odpady povolení vypouštění emisí (majitel zdroje znečištění) způsob likvidace nebezpečných odpadů (související smlouvy a protokoly) komunální odpad zdravotnický odpad (infekční odpad 18 01 03) zvlášť nebezpečný odpad (ostré předměty 18 01 01) odpadní amalgám (18 01 10) ostatní (vývojka a ustalovač, zářivky, baterie a akumulátory) Četnost kontrol, aktualizace dokumentů: kontroly jsou namátkové. Je nutné sledovat platnost povolení a včas je obnovit. Poznámky: povolení k vypouštění nebezpečných látek do odpadních vod je záležitostí majitele objektu, případně vzniklé nedostatky se však nepříjemně projeví u provozovatele zubní praxe. Je vhodná úprava zodpovědnosti (sledování obnovy povolení, součinnost pronajímatele a nájemce, apod.) v nájemní smlouvě nebo v příloze (případně vnitřním předpisu).

PLYN

Související právní předpisy: vyhláška č. 85/1978 Sb. Kontroluje: zkoumá se v případě způsobení škody
Dokumenty: protokoly o revizních kontrolách Odpovědnost za škody způsobené provozem (požár, výbuch) nese ze zákona majitel objektu, případně jím pověřený pracovník. Stávající způsob prevence prováděný v souladu s vyhláškou č. 85/1978 Sb. je zaměřen pouze na pasivní pravidelnou kontrolu - provozní revizi s následným odstraněním závad zjištěných při revizi.

TLAKOVÉ NÁDOBY

Související právní předpisy: ČSN 690012 Provoz TSN Kontroluje: zkoumá se v případě způsobení škody
Dokumenty: protokoly o revizních kontrolách Četnost revizí, aktualizace dokumentů: ČSN stanovuje provozní revizi 1x za rok (čištění nebo náhrada filtrů), vnitřní revizi+zkoušku těsnosti 1x za 5 let, 1x za 9 let tlakovou zkoušku. Zpravidla se doporučuje, kompresor po 10 ti letech užívání vyměnit za nový.

HASICÍ PŘÍSTROJE

Související právní předpisy: § 9, § 10 vyhl. MV ČR č. 246/2001 Sb. Kontroluje: zkoumá se v případě způsobení škody
Dokumenty: protokoly o revizních kontrolách Četnost revizí, aktualizace dokumentů: Kontrola hasicích přístrojů musí být provedena v rozsahu a způsobem stanoveným právními předpisy, normativními požadavky původní dokumentace výrobce (technologické postupy kontrol hasicích přístrojů) a to pouze oprávněnou osobou (vlastnící příslušné oprávnění od výrobce hasicích přístrojů) po každém jeho použití, nebo vznikne-li pochybnost o jeho použitelnosti, avšak minimálně 1x ročně. Periodická zkouška, při které se provádí povrchová prohlídka, kontrola značení, prohlídka vnitřku nádoby, zkouška pevnosti a těsnosti nádoby, zkouška těsnosti armatury nebo ventilu a zkouška pojistného ventilu, se vykonává u hasicích přístrojů
vodních a pěnových - 1x za 3 roky, u ostatních - 1x za 5 let

KOMÍNY HROMOSVODY (MAJITEL OBJEKTU)

Související právní předpisy: Nařízení vlády č. 91/2010 Sb. o podmínkách požární bezpečnosti při provozu komínů, kouřovodů a spotřebičů paliv Kontroluje: zkoumá se v případě způsobení škody
Dokumenty: protokoly o revizních kontrolách

OSTATNÍ DOKUMENTACE

Z kapacitních důvodů se tento materiál zabývá pouze základní provozní dokumentací. Předpokládá se, že bude průběžně doplňován a aktualizován. Níže uvedený přehled „ostatní dokumentace“ se týká problematiky, kdy jsou související činnosti většinou delegovány na spolupracovníky, často v plném rozsahu na základě smluvního vztahu a plné moci. Personalistika (pracovní smlouvy, mzdové výměry, vnitřní předpis pro benefity, apod.) Dokumentace pro finanční úřad (registrace k daním, kalkulace cen, ceníky) Dokumentace pro správu sociálního zabezpečení (přihláška OSVČ, přihláška zaměstnavatele, protokoly o kontrolách) Dokumentace pro zdravotní pojišťovnu (přihláška OSVČ, přihláška zaměstnavatele, protokoly o kontrolách) Smlouvy ostatní (výše neuvedené) smlouva o pojištění odpovědnosti provozovatele NZZ smlouva o pojištění majetku smlouva o pojištění přerušení provozu NZZ smlouvy o dodávkách energií smlouvy s telekomunikacemi leasingové smlouvy smlouva o zřízení podnikatelského účtu a související smlouvy (jsou v podstatě stálou součástí účetnictví, společně s doklady o platbách) Kartotéka pacientů (problematika vedení elektronické dokumentace, archivace a souběžné vedení listinných dokumentů).